Numa empresa, a movimentação financeira ocorre em prazos diferentes, é necessário antecipar este controle para evitar problemas de falta ou excesso de dinheiro no caixa. A ferramenta mais básica para o controle financeiro de uma empresa é o fluxo de caixa.
O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro que registra as entradas e as saídas de dinheiro de uma empresa em um determinado período de tempo, todas as movimentações financeiras deste período devem ser representadas no fluxo de caixa, tais como, receitas, despesas, contas a pagar, contas a receber, empréstimos, reembolsos, rendimentos ou desvalorização de investimentos, entre outros. Para ser uma ferramenta de controle financeiro eficiente, o fluxo de caixa deve ser atualizado, se possível, todos os dias. Isto requer disciplina, pois ao manter atualizados os registros financeiros da empresa pode-se tomar decisões importantes relacionadas à saúde financeira do negócio. O principal objetivo de uma empresa é dar lucro, e conhecer suas receitas e despesas é essencial para que ele possa ser apurado.
Além de atualizado, seu fluxo de caixa deve se manter atualizado devendo seguir alguns passos como: determinar um período para o fluxo de caixa por dia, semana, quinzena ou mês; definir uma maneira de identificar receitas e despesas de forma que se torne de fácil identificação; identifique movimentações financeira periódicas separando-as daquelas que não são facilitando fazer previsões de pagamentos ou recebimentos futuros; registre as contas a pagar, despesas mensais como aluguel, contabilidade, telefone considerando as contas futuras; registre as contas a receber, assim seu saldo futuro provisionado já irá contemplar o dinheiro que irá entrar no caixa da empresa; crie categorias para classificar suas receitas e despesas, sendo que, poucas categorias deixarão seu controle financeiro muito superficial; crie centros de custos para agrupar suas despesas e receitas possibilitando mais estruturação nos relatórios gerenciais; por fim, visualize seu fluxo de caixa por categorias de receitas e despesas, bem como seu fluxo de caixa por centros de custo, isso irá proporcionar maior controle e segurança para a gestão de seu negócio.